Gestión del tiempo y procrastinación

Seguro que a menudo se te pasa el día volando y no te ha dado tiempo de hacer todo lo que tenías previsto. También es posible que hayas ido posponiendo tus tareas, por pereza, o hayas estado perdiendo el tiempo o dedicándolo a tareas no planificadas; esto se llama procrastinar. La sensación de culpa y pérdida de tiempo que nos queda luego no es en absoluto agradable.

Gestionar tu tiempo es gestionar tu vida. El tiempo es algo irreemplazable y, una vez que pasa, jamás vuelve. La persona que te dedica su tiempo, te está haciendo el regalo más valioso, ya que te da o comparte contigo algo que jamás podrá recuperar.

“Hasta que no te valores a ti mismo no valorarás tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no harás nada con él”  M.Scott Peck

No es cierto cuando dices «Me faltan horas al día». Un jubilado, el presidente del gobierno, o una madre de tres hijos trabajando fuera del hogar a jornada completa, tienen exactamente el mismo tiempo: 24 horas al día. Lo que decidas hacer con ese tiempo, depende de ti. No existe la falta de tiempo, sino la falta de interés, ya que, cuando estás dedicando tu tiempo a otras cosas que no habías previsto al planificarte es porque éstas son más importantes o satisfactorias para ti que las previstas.

Por otra parte, usar de forma habitual expresiones como «no me alcanza la vida», «me faltan horas al día», «voy de cráneo», «no paro ni un momento», «no tengo tiempo de nada»… nos generan un estrés añadido porque estamos magnificando una situación que, ya de por sí, resulta agobiante. Y lo peor de todo es que, al pronunciarlas de forma repetitiva, estamos programando nuestro cerebro con esa creencia y nos hará vivir conforme a ella.
Si esta percepción es real, si de verdad no paramos ni un sólo instante en todo el día, entonces es que hacemos una mala planificación, sobrecargando nuestra agenda con más tareas y responsabilidades de las que somos capaces de asumir. No podemos destinar más tiempo a las tareas del que disponemos, es una regla matemática muy simple, ¿no crees?

Lao-Tse, filósofo chino, dijo: «El tiempo es algo creado. Decir No tengo tiempo es como decir No quiero»

Después de esta toma de conciencia, vamos a resolver tus problemas de tiempo, ¿estás listo?

1) Empezaremos por un listado realista de tareas que puedas asumir semanalmente, escritas en horizontal, formando una pila. Empieza por las tareas rutinarias y periódicas (cambio de sábanas, gimnasio, compra del supermercado, extraescolares de los niños…) y añade después las que sucederán esta semana de forma puntual (llevar el coche al taller, asistir a la reunión de padres de alumnos, la revisión del otorrino, presentar la declaración del IRPF…)

2) Lo que debemos hacer ahora es distinguir los tipos de tareas. ¿Cuál es la diferencia entre lo urgente y lo importante? Una tarea urgente es la que tiene un plazo de cumplimiento con fecha límite (presentar a mi jefe el informe de ventas que me pidió para su reunión, presentar la declaración de IRPF antes de que finalice el plazo, etc). Posiblemente te asustes al ver la cantidad de tareas urgentes que tienes. Tranquilo, esto sólo sucede cuando decides empezar a gestionar bien tu tiempo, ya que si tienes muchas tareas urgentes, suelen ser el resultado de una mala o escasa planificación anterior que ha hecho que queden para última hora.

Una tarea importante es aquella que si no la cumplimos tiene consecuencias, ya sean personales, económicas o personales, y que tiene que ver con el logro de nuestros objetivos y con ser consecuente con nuestros valores. Por ejemplo, si nuestra madre nos pide que la acompañemos a comprar ropa cuando podamos, no tiene una fecha límite y, por lo tanto, no es urgente; pero si van pasando los días y al final nos lo tiene que volver a pedir, nos vamos a sentir fatal. Eso es una tarea importante y no urgente.

3) Junto a cada guión del listado, vamos a clasificar doblemente todas las tareas, indicando si son o no urgentes e importantes, usando para ello las iniciales:
– U para tareas Urgentes
– NU para tareas No Urgentes
– I para tareas Importantes
– NI para tareas no importantes.

Por lo tanto, hay 4 tipos de tareas: UI (urgente e importante), NUNI (Ni urgente ni importante), UNI (urgente pero no importante) y NUI (no urgente pero importante).

4) Vamos a aplicar la matriz de Eisenhower, que es una herramienta habitual de gestión del tiempo. Divide un folio en cuatro partes, haciendo un cuadrante como el de la imagen de debajo y sitúa en cada cuadrante las tareas de tu lista según su clasificación.