La semana pasada escribí un artículo sobre Gestión del tiempo y procrastinación que tuvo una excelente acogida. Fueron muchas las personas que me dijeron que les había resultado muy útil. ¡Parece ser que todos andamos mal de tiempo! 😉
Así pues, me ha parecido interesante completar el artículo. Si en el anterior finalizábamos aplicando la matriz de Eisenhower a nuestro listado de tareas y clasificando por urgencia e importancia, es sumamente importante planificar esos plazos de cumplimiento por escrito. Utilizar un organizador nos asegura no dejarnos tareas y sin realizar y, algo no menos importante, nos ayuda a no sobrecargar nuestra agenda: Si no hay hueco en la agenda, ¡no puedes añadir una tarea! Lógico, ¿no? pues te sorprendería la cantidad de veces que sobrecargas tu agenda con más tareas de las que puedes asumir. Eso sólo genera estrés y frustración. Recuerda, 24 horas cada día, y de ahí hay que descontar las horas de sueño, de desplazamientos, de ocio….
Os voy a presentar las dos herramientas que más utilizo para planificación y gestión de mi tiempo. Me resultan de mucha utilidad, sobre todo porque puedo gestionarlas desde el móvil o desde el portátil, con lo que están actualizadas en todo momento y puedo modificar o añadir datos, esté donde esté. Otra ventaja añadida es que son de Google y van asociadas a mi cuenta de Gmail, por lo que, cuando cambio de teléfono móvil, con sólo activar mi cuenta de Gmail en el nuevo dispositivo, se vuelca de nuevo toda mi información y no pierdo ningún dato.
Lo que más uso como agenda es el Google Calendar. Lo uso exclusivamente desde el móvil, aunque se puede usar desde el ordenador. Las posibilidades son infinitas. Otro usuario, desde su cuenta Gmail, te puede mandar una cita por correo y se agenda en tu calendario sólo con que la aceptes. Tiene recordatorios para tus citas, que pueden ser desde enviarte un email, a una alerta en tu móvil. También puedes elegir con cuanto tiempo quieres el recordatorio, por ejemplo, para una sesión de coaching por Skype, yo programo una alerta al móvil con 30 minutos de tiempo, porque es el tiempo que necesito para cerrar lo que esté haciendo y revisar mis apuntes sobre el proceso de ese cliente y estar bien preparada para la sesión. En cambio, si tengo una cita médica, necesito que me avise con una hora de tiempo para poder arreglarme y desplazarme hasta el centro médico.
He hecho una simulación de mi agenda con nombres ficticios de clientes. Aquí te dejo una captura del Google Calendar pantalla de mi móvil.
Hay varias opciones de visualización, yo uso la semanal, pero también puedes ver tu agenda de tres en tres días, mensual, usar el buscador para localizar una tarea o cita dentro de tu calendario. Puedes tener tantos calendarios como cuentas de Gmail, aunque a mí me resulta mucho más cómodo unir lo profesional y lo personal en una misma agenda, para tenerlo todo controlado a un sólo golpe de vista.
También puedes añadir invitados a eventos, notas, direcciones, adjuntar archivos desde Google Drive… Aunque, para mí, uno de los recursos de más utilidad en este calendario es la posibilidad de asignar colores a las distintas citas, eligiendo uno de los 12 colores disponibles. Así, yo asigno el rojo a mis sesiones de coaching por Skype, el naranja a las sesiones presenciales y el amarillo a las telefónicas, el verde para citas médicas, el grafito para formaciones que imparto yo, el azul para formaciones que recibo o para tareas sin clasificar y mi color favorito es el lavanda porque, aparte de ser uno de los colores que más me gustan desde siempre, y precisamente por eso, es el que he asignado a los momentos para mí misma: masajes, citas con amigos, eventos divertidos… Esto, no sólo me ayuda a ordenar mi agenda, sino que me da una visión muy clara del volumen de cada tarea. Por ejemplo, a simple vista ya puedo valorar si un determinado día puedo coger más sesiones de coaching o no, del mismo modo que sería preocupante no tener ninguna cita lavanda en toda la semana, ya que eso significaría no tener tiempo para mí misma, para cuidarme y recuperarme.
Otra función que utilizo mucho es la periodicidad, que consiste en agendar automáticamente una cita o una tarea con la periodicidad que tú le marques. Puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, o personalizarla con una periodicidad diferente. Esto es realmente cómodo y siempre puedes anular de una cita en adelante, o citas sueltas.
Otra herramienta que ha pasado a ser indispensable para mí es el Google Keep. Se trata de una especie de bloc de notas, tipo post-it en el que puedes ir anotando cosas según se te vayan ocurriendo. Como cualquier aplicación de Google, se sincroniza desde tu cuenta de Gmail y la puedes usar indistintamente desde el móvil o el ordenador.
Distingue por colores, puedes hacer listas (como la de la compra) en la que puedes tachar o hacer tic sobre cada punto, en vez de borrarlo, si es una lista que vas a volver a usar y quieres conservarla. También se pueden hacer documentos de texto del tipo note pad, o grabar notas de voz con la función micrófono que quedan almacenadas tanto en formato texto como de audio y con bastante fiabilidad. Admite fotografías y, recientemente, la opción de dibujo, aunque yo nunca la he utilizado. Puedes compartir tus listas con otros usuarios Gmail.
También se pueden programar alertas de recordatorios.
Espero que estas dos herramientas te resulten de utilidad. Son muy intuitivas y seguro que aprendes a sacarles partido rápidamente. ¡Verás como en poco tiempo no puedes vivir sin ellas! Ojalá consigan ser para ti, al igual que lo son para mí, aliados en la planificación de tu tiempo, que te permitan gestionar con eficacia tus horas de trabajo, dejando tiempo libre para cuidarte.
